In 2011 deed ik een project voor het toemalige pakketbezorgingsbedrijf TNT waarbij een deelproject was om fysieke HR-documenten te digitaliseren, classificeren en te importeren in het nieuwe documentmanagementsysteem OpenText Livelink. Ik ontwierp het proces en implementeerde het met het digitaliseringsbedrijf en scripts voor de conversie en import.

Tien jaar later dacht de HR manager terug aan dat traject toen hij HR programmamanager bij de Action was en voor het probleem stond om HR documenten van schijf te moeten verplaatsen naar het nieuwe HR documentmanagementsysteem.

Eind 2021 en begin 2022 heb ik in een eerste fase de te migreren documenten geanalyseerd, geclassificeerd en in beeld gebracht bij de - over Europa verspreidde - eigenaren. Hiervoor heb ik scripts geschreven die de documenten scannen op schijf en de eigenschappen ervan naar een database schrijven. Op basis van de database wordt bepaald wat her voor documenten zijn en worden rapportages gemaakt.

De tweede fase bestaat uit het daadwerkelijk voorbereiden van de migratie in de zin van procesontwerp en de invulling van alle randvoorwaarden. Uitgangspunten zijn dat iedere handeling met een document navolgbaar moet zijn en dat de eigenaren verantwoordelijk kunnen zijn voor de datakwaliteit. Verder is met DocShifter een deeloplossing geimplementeerd om alle documenten die niet al PDF zijn, naar PDF te converteren.

Het proces is geimplementeerd in een “migratiepijplijn” die gerealiseerd is op basis van Node.JS en een SQLite database. Omdat het een modulaire pijplijn is, kunnen ook documenten uit andere bronnen aan het proces worden toegevoegd. Op deze manier worden inmiddels ook documenten uit Topdesk en ImageNow gemigreerd.

De totale migratie volgt de fasering in de uitrol van PeopleDoc, per land. Per land wordt de migratie verdeeld over batches per bron (netwerkschijf en bijvoorbeeld Topdesk of ImageNow). Iedere batch wordt verdeeld in actualiteit van de documenten. Documenten van medewerkers in dienst gaan eerst, vervolgens de documenten van medewerkers uit dienst maar binnen de bewaartermijn voor het land. Documenten buiten de bewaartermijn worden niet gemigreerd maar vernietigd met het bronsysteem. Hierbij is dan wel een inventaris en dus vernietigingslijst opgesteld.